Relações organizacionais internas otimizadas
A sustentabilidade da comunicação nas organizações é desafiadora, sobretudo porque as transformações que o processo comunicacional experimentou nos últimos anos foram surpreendentes, além de descontínuas. O impacto da tecnologia de informação sobre a comunicabilidade organizacional é crescente, enseja novas formas relacionais e imprime novo ritmo de funcionamento às organizações.
Evidentemente essa nova realidade multimídia é produto de pressões exercidas multidimensionalmente pelos diversos sistemas sociais, econômicos e políticos. O ambiente relacional interno às organizações vê-se obrigado a responder a diversas demandas, tanto do prisma tecnológico, quanto processual e de conteúdo. A convergência multimídia obriga as organizações a se realinharem para atender às várias demandas tecnológicas, estruturais e relacionais. Na prática, a gestão da comunicação tornou-se função estratégica, uma vez que a comunicação, estruturalmente, dinamiza o processo e interfere no ritmo organizacional.
A competição no ambiente externo é crescente e incide intensamente sobre as organizações públicas e privadas. A interdependência entre as organizações públicas, que, em tese, cuidam da regulação e monitoramento dos mercados e as organizações privadas, que competem pelo aumento de sua participação no mercado, leva a intensificação dos conflitos inter e intra organizacionais. Essa realidade estabelece nova etapa no funcionamento das organizações e nas relações entre pessoas, como agentes do processo decisório organizacional.
A comunicação organizacional refere-se à conectividade sistêmica entre as diversas microestruturas que formam a organização e abrange os mecanismos interacionais que compõem seu tecido institucional. Assim, as várias dimensões nas quais as organizações são percebidas e decodificadas constituem o ambiente no qual a cultura organizacional se desenvolve, a partir do relacionamento das várias equipes e pessoas que compõem a estrutura humana na organização.
A comunicação interna tornou-se uma das preocupações gerenciais prioritárias. Diante disso, estruturaram-se fluxos formais de informação entre as diversas áreas componentes das organizações, baseados na hierarquia e na verticalização, com um direcionamento de cima para baixo, denotando uma estrutura de poder organizacional, na qual o poder decisório concentra-se na cúpula da organização e cabe aos operadores, na base, executarem as decisões. A resultante mais significativa dessa estratégia gerencial foi o comportamento humano reativo e a descompetitividade organizacional crescente, devido ao engessamento da participação das pessoas no processo decisório.
Apesar de, sob vários aspectos, esse modelo de gestão ser desvantajoso, conseguiu produzir resultados positivos em vários setores da economia, mas numa época na qual os ambientes de negócios não sofriam a pressão desenfreada que sofrem hoje.
Sobretudo em decorrência da interpenetração de mercados, da desregulamentação de várias economias, dos avanços da telemática, da logística, e das conquistas políticas da sociedade, referentes a direitos sociais e, também, do comportamento do consumidor.
A comunicação entre organizações e intra organizações tornou-se uma função estratégica e sua boa gestão é fundamental para o sucesso empresarial e profissional. Quando se analisa, gerencialmente, essa questão, verifica-se que o maior problema está exatamente na incapacidade que apresenta a maioria das empresas e profissionais de comunicar com objetividade e estratégia. Isso ocorre não apenas no nível do discurso individual ou do processo comunicacional nas empresas, mas na precariedade com que os sistemas comunicacionais funcionam nas organizações.
Alinhar estrategicamente a comunicação às decisões empresariais é o grande desafio dos gestores da comunicação, cujo escopo transcende os limites operacionais da comunicação social e aproxima-se da amplitude dos negócios empresariais, que requer maior conhecimento dos mercados internos e externos nos quais as empresas se inserem.
· Comunicação organizacional e cidadania – a era dos serviços
Direitos de cidadania incidem sobre as organizações nas suas relações com o público externo e também sobre o público interno, que precisa se preparar melhor para atender as demandas do público externo. Essa realidade social expressa nova condição organizacional. Vivemos a era do endomarketing, do marketing voltado para o ambiente interno. Marketing significa fazer o mercado, neste caso, estimular o mercado interno a funcionar dinamicamente.
Especificamente em relação ao marketing interno, é decisivo o bom gerenciamento de duas grandes estruturas organizacionais: a comunicação e as atitudes (a emoção na organização).
A gestão estratégica da comunicação organizacional, e da emoção humana é uma exigência da atualidade, pois as mudanças estruturais verificadas nos mais diversos ambientes sociais induziram a um novo ritmo de funcionamento organizacional. O sucesso empresarial está diretamente vinculado à boa gestão do capital intelectual. Daí, a importância crescente da otimização das relações internas e da comunicação humana e organizacional.
A comunicação humana no âmbito organizacional tornou-se objeto de preocupações estratégicas, principalmente porque sua ineficiência resulta em prejuízos diversos às empresas, sobretudo no que se refere a indução ao retrabalho e ao desperdício de tempo, expresso na má delegação e no entendimento parcial das mensagens trocadas nos mais variados ambientes organizacionais.
Parece um excesso de cuidado a preocupação com a eficiência na comunicação humana, vinculando-a a produtividade organizacional. Mas é inegável que a incompreensão de ordens, de determinações gerenciais que são produzidas em instâncias específicas das empresas e disseminadas formalmente, porém editadas em cada nível da organização, levam ao retrabalho, ao desperdício e, conseqüentemente, ao prejuízo.
O estudo do eco nas organizações demonstra como fluem as informações, como são assimiladas, editadas e aplicadas.
A fábula comunicacional conhecida como Cometa Halley ilustra bem essa questão:
O cometa Halley
Do presidente para o diretor:
Na próxima sexta-feira, às 17 h, o cometa Halley estará passando por esta área. Trata-se de um evento que ocorre a cada 78 anos.
Assim, por favor, reúna os empregados no pátio da fábrica, todos usando capacetes de segurança, lá explicarei o fenômeno. Se chover, não veremos o raro espetáculo a olho nu.
Do diretor para o gerente:
De ordem do presidente, na sexta-feira, às 17 h, o cometa Halley vai aparecer sobre a fábrica. Se chover, por favor, reúna os empregados, todos com capacetes e os encaminhe ao refeitório, onde o raro fenômeno terá lugar, o que ocorre a cada 78 anos a olho nu.
Do presidente para o diretor:
Na próxima sexta-feira, às 17 h, o cometa Halley estará passando por esta área. Trata-se de um evento que ocorre a cada 78 anos.
Assim, por favor, reúna os empregados no pátio da fábrica, todos usando capacetes de segurança, lá explicarei o fenômeno. Se chover, não veremos o raro espetáculo a olho nu.
Do diretor para o gerente:
De ordem do presidente, na sexta-feira, às 17 h, o cometa Halley vai aparecer sobre a fábrica. Se chover, por favor, reúna os empregados, todos com capacetes e os encaminhe ao refeitório, onde o raro fenômeno terá lugar, o que ocorre a cada 78 anos a olho nu.
AVISO PARA TODOS:
NESTA SEXTA-FEIRA, O PRESIDENTE FARÁ 78 ANOS.
NA FESTA BILL HALLEY E SEUS COMETAS.
TODO MUNDO DEVE ESTAR NU E DE CAPACETE.
O ESPETÁCULO VAI ROLAR MESMO QUE CHOVA, PORQUE A BANDA É UM FENÔMENO.
Outro exemplo interessante de Problemas de comunicação:
"Ovídeo de Abreu, secretário do Interior de Minas Gerais nos anos 70, gostava de falar difícil e isso sempre criava confusões.
Certa vez ele soube que a cidade de Bom Sucesso sofreria um pequeno tremor de terra. Preocupado, expediu um telegrama ao prefeito:
- Movimento sísmico previsto nessa região. Provável epicentro movimento telúrico sua cidade. Obséquio tomar providências cabíveis.
Quatro dias depois, recebeu a resposta do prefeito, por telegrama:
- Movimento sísmico debelado. Epicentro preso, incomunicável, cadeia local.
Desculpe demora. Houve terremoto na cidade."
A comunicação humana bem articulada pode aperfeiçoar o processo decisório organizacional, uma vez que a decodificação correta das mensagens economiza tempo e integra as equipes.
A Análise do processo decisório nas organizações remete às seguintes indagações:
· Identificação da questão – o que deve ser decidido?
· Análise - quais são as alternativas?
· Avaliação das opções - quais os prós e contras de cada uma delas?
· Identificação das escolhas - qual a melhor alternativa?
· Projeto de implantação - o que fazer para implantar o que foi decidido?
· Observo todas as questões envolvidas?
· Avalio os temas problemáticos com objetividade?
· Tomo as decisões de modo racional ou emocional?
· Minhas decisões se ajustam a cada questão individual?
· Identifico as questões que tendem a trazer problemas?
· Avalio criticamente essas questões
O Alinhamento Estratégico e a Comunicação
As organizações enfrentam um desafio difícil de ser vencido: fazer convergir objetivos entre os seus membros e a sua missão organizacional
(o que fazer? Para quem fazer? Como fazer?).
O embate Missão versus Interesse profissional denota o impasse estrutural entre sistemas comunicativos organizacionais e humanos.
Organizações precisam aperfeiçoar processos e conquistar a atenção e dedicação das pessoas para aumentar a produtividade e aperfeiçoar modelos comportamentais e gerenciais, a ponto de criarem ambientes favoráveis à criatividade e à satisfação humana, para enfrentar a crescente competição nos ambientes negociais.
Superar a fragmentação da percepção da visão de futuro (o que queremos ser? Aonde queremos chegar?) é mais um desafio estratégico a ser vencido.
Para tanto, é necessário construir uma cultura organizacional baseada no compartilhamento e na convergência de objetivos, sem anular pretensões individuais, nem comprometer o resultado da ação gerencial. Gerar comprometimento e integração organizacional para atingir resultados é objetivo estratégico da gestão da comunicação nas organizações.
A comunicação muda o ritmo organizacional. É uma função dinâmica por natureza, mas precisa estar focada na estratégia organizacional para produzir resultados concretos. O desafio é fazer com que os gestores comunicacionais percebam o todo, o sistema integrado, e não apenas a micro dimensão na qual estão envolvidos. Na prática, é necessária uma mudança qualitativa na formação e ação desses gestores, precisam passar de operacionais e executores, a estratégicos.
Análise do processo da comunicação humana.
A relação emissor / receptor
O que deve ser levado em consideração quando se comunica com alguém.
• Quem é a pessoa com quem você vai se comunicar?
• O que você quer dizer?
• Como você transmite as informações?
• Como você se certifica de que conseguiu convencer o receptor?
PROBLEMAS DE COMUNICAÇÃO:
Da parte do emissor:
· Incapacidade verbal
· Incoerência
· Uso de frases longas para impressionar
· Uso de detalhes irrelevantes
· Ausência de espontaneidade
· Pedantismo e linguagem afetada
· Uso de termos técnicos, gírias, regionalismos desconhecidos pelos receptores
· Uso Excessivo de adjetivos, advérbios, frases feitas e frases de efeito
• Da parte do receptor:
• Nível de conhecimento insuficiente
• Distração
• Indisposição para entender
• Nível cultural, social, intelectual, econômico e de
escolaridade diferente do emissor
O processo comunicativo pode se tornar ainda mais decisivo para o sucesso organizacional, uma vez que discursos próprios de segmentos profissionais especializados podem gerar idiossincrasias e fragmentação na percepção das micro realidades. Isso se torna cada vez mais visível na interação entre equipes que compõem as áreas intermediárias das organizações, cuja ação visa, quase sempre, privilegiar seus micros interesses, e na relação com equipes que atuam focadas nos ambientes externos à organização.
Para aperfeiçoar as comunicações é necessário praticar uma comunicação voltada para resultados, isto significa que o foco na ação final é fundamental para ampliar a integração entre as equipes. Para tanto, é preciso desenvolver a percepção e a capacidade de análise estratégica e relacional.
São requeridas habilidades para ouvir; para dar e receber feedback, para filtrar informações e para manter-se atualizado. É fundamental saber distinguir o momento oportuno para enviar uma mensagem. É recomendável reforçar as palavras com ação, para gerar condições objetivas de administrar com competência conflitos interpessoais que, mantidos, geram indisposição entre pessoas, retrabalho, desperdício e prejuízo.
Parece utópica a expectativa da convergência de objetivos profissionais com a missão organizacional, mas, pelo menos teoricamente, o próprio processo de recrutamento e seleção de pessoas se preocupa em identificar perfis que se coadunam às expectativas das empresas. Mas o cerne da questão não está na seleção propriamente e, sim, no fato de que o mercado está mudando qualitativamente. Novos mercados são configurados e exigem a participação de novos atores organizacionais. Portanto, os profissionais sofrem pressões explícitas e veladas desses ambientes efervescentes, sobretudo aqueles que têm formação multidisciplinar e vêem nos desafios propostos motivos para realizarem seus projetos de vida.
Essa situação motivadora deveria ser mais bem aproveitada pelas empresas, mas somente algumas conseguem gerenciar esse promissor ambiente de negócios que é o do capital intelectual à sua disposição. Não existem regras definidas, as negociações são pontuais e compete às empresas desenvolverem modelos de gestão de competências que retenham talentos humanos indispensáveis, pelo menos por um período, para seus negócios serem bem sucedidos.
Estamos diante de um novo ciclo relacional entre pessoas e organizações: a transição “de mão de obra a cérebro”. É crescente a demanda por pessoas qualificadas multidisciplinarmente, mas que tenham perfil empreendedor e habilidades negociais e comunicativas. Do prisma mercadológico, visualiza-se também mudanças qualitativas nos sistemas de ensino, capacitação, treinamento e especialização profissional. É necessário um ajuste estrutural intersistêmico para diminuir as defasagens que ocorrem entre os sistemas sociais.
Cada organização cumpre, para sobreviver, sua missão organizacional, é fato. Mas ocorre que muitas missões organizacionais tornaram-se obsoletas, ultrapassadas, mesmo. E essas organizações nem sempre conseguem superar as dificuldades de realizar um novo alinhamento. Isso ocorre, entre outros fatores, porque é necessário, principalmente, mudar a mentalidade organizacional e desenvolver nova competência gerencial para administrar o novo, num ambiente de imprevisibilidade.
Mudança na cultura organizacional requer nova mentalidade, ou seja, o compartilhamento de uma visão de futuro para a organização que interesse a todos e que mobilize emocional, intelectual, espiritual e tecnicamente a todos os membros da instituição. É um processo, e por ser assim, requer tempo e envolvimento coletivo, essa é a lógica da aprendizagem organizacional. Também requer mudanças nos ritos organizacionais, nos processos gerenciais e nos procedimentos administrativos. Para que tudo isso ocorra, é vital que as pessoas mudem seus rituais pessoais. Em ambientes de trabalho, a maioria das pessoas funciona como autômatos, mesmo em processos vistos como "criativos", os rituais se repetem automaticamente. Isso leva ao desperdício do maior capital que uma empresa disporá na sociedade do conhecimento: o tempo de cada pessoa, que dela faz parte.
Esse conflito vivenciado pelo pessoa organizacional é reproduzido em vários ambientes/sistemas. Para se compreender mais facilmente esse problema, basta comparar a luta diária que a pessoa comum tem para dar conta de suas diversas agendas. É quase impossível sincronizá-la e gerar economia de tempo. O ambiente externo torna o acesso aos diversos sistemas sociais cada vez mais difícil. Basta olharmos os problemas de trânsito, deslocamento, estacionamento, filas, atendimento, espera etc.
Entramos na era do GPS e do planejamento logístico, mas os ganhos ainda são residuais. Os problemas se agravam à medida que o profissional cresce em seu ambiente de negócios.
A competição por espaços no mercado leva as empresas a comportamentos paranóicos, correm contra o tempo. Internamente, o processo decisório torna-se mais complexo, despendendo mais tempo ainda e, na maior parte das vezes, resulta na diminuição da produtividade, da perda de competitividade e aumento exponencial do estresse humano e sistêmico. Isso decorre de vários fatores, destacam-se: controles mais meticulosos e detalhados; excesso de oferta dos fornecedores, dificultando a escolha; estresse pessoal e preocupações excessivas sobre possíveis falhas; percepção do tempo como insuficiente para cumprir a agenda de obrigações gerenciais.
Economizar/ganhar tempo tornou-se estratégia empresarial e filosofia de vida pessoal. Um diferencial de sucesso pessoal é ter tempo livre para aproveitar a vida. Essa é a moeda mais valiosa.
Desafios do comunicador organizacional estratégico:
· SUPERAR A MIOPIA ORGANIZACIONAL
· VER O TODO E FOCAR EM RESULTADOS
· GOSTAR DO QUE FAZ
· IRRADIAR INFLUÊNCIA POSITIVA
· SABER OUVIR
· AGIR EM EQUIPE
· SABER DELEGAR
· OFERECER SEMPRE O MELHOR DE SI
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